Un despacho recibe documentos durante el mes. Parte llega por correo, otra por mensajería y el resto aparece en una carpeta después de la fecha acordada. El cliente supone que "la contabilidad" incluye cada trámite; el colaborador no sabe quién debe revisar una cifra y la declaración termina dependiendo de una autorización que nadie pidió.
El titular o responsable de un despacho contable puede definir su servicio sin convertir el contrato en un catálogo de obligaciones fiscales. El punto de partida es un calendario compartido: qué información entrega el cliente, qué trabajo realiza el despacho, qué decisión debe autorizar alguien y qué evidencia cierra cada periodo.
El servicio se entiende mejor por cortes que por tareas sueltas
Una relación específica puede abarcar una regularización, un cierre, una declaración o un proyecto delimitado. Una relación recurrente repite recepción, procesamiento, revisión, presentación y entrega. Las dos necesitan alcance, pero no el mismo mecanismo de seguimiento.
En el servicio recurrente, cada corte puede identificar:
- documentos y datos que aporta el cliente;
- fecha y canal de recepción;
- conciliaciones, cálculos o reportes incluidos;
- persona que resuelve preguntas;
- decisión que requiere autorización;
- comprobante o entregable que cierra el periodo.
El contrato no debe adivinar el tratamiento contable. Debe hacer visible quién proporciona los hechos y qué sucede si llegan incompletos o tarde. Mover una fecha puede ser razonable; fingir que el retraso no cambia el trabajo deja al equipo expuesto a promesas imposibles.
Un anexo separa entidades, periodos y servicios
Un mismo cliente puede tener más de una empresa, establecimiento o actividad. También puede contratar contabilidad, nómina, facturación, declaraciones o reportes distintos. Si todo se llama "servicio mensual", el precio y la responsabilidad pierden su unidad.
El anexo puede identificar entidad, periodo, frecuencia, entregables, exclusiones y responsables. Cuando se suma otra empresa o un nuevo frente, el despacho agrega un alcance en lugar de reescribir la relación completa.
We Law distingue servicio específico por $4,900 MXN y recurrente por $5,900 MXN, antes de IVA. Un anexo adicional cuesta $1,200 MXN y un módulo, $1,500 MXN antes de IVA. Auditoría, representación y prevención de lavado de dinero pasan a diagnóstico; la oferta no garantiza un resultado fiscal o de autoridad.
La autorización merece su propio rastro
Preparar una declaración no equivale a autorizar su presentación. Enviar una opinión no significa que el cliente aceptó modificar una operación. El despacho necesita saber quién puede aprobar, por qué canal y hasta qué hora.
La evidencia puede ser un correo, una plataforma o un flujo firmado, siempre que identifique el objeto. "Adelante" sirve poco si en la conversación hay tres versiones. El expediente del periodo debe mostrar qué información se revisó, qué observación quedó pendiente y cuál fue la instrucción final.
Cuando existe una fecha de autoridad, conviene acordar qué ocurre si falta respuesta: no presentar, presentar bajo una instrucción previa válida o escalar. Esa decisión no puede quedar a improvisación del colaborador.
Cliente, colaborador y proveedor no reciben los mismos datos
El despacho trata identificación, información financiera, movimientos, facturas y datos de trabajadores o terceros. La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares obliga a revisar finalidades, acceso, medidas y transferencias según el flujo real.
Un mapa puede separar portal fiscal, sistema contable, nube, correo, nómina, banco y proveedor tecnológico. Después se asigna acceso por función. Compartir una contraseña general con todo el equipo impide saber quién consultó o modificó información.
Los colaboradores también necesitan límites de uso, confidencialidad, devolución de accesos y procedimiento de incidente. Un NDA aislado no resuelve permisos excesivos ni dispositivos sin control. Si una persona deja el despacho, el cierre debe incluir cuentas, archivos, credenciales y asuntos pendientes.
La exclusión debe aparecer antes de la urgencia
Una revisión ordinaria puede detectar una discrepancia, requerimiento, auditoría o posible operación sujeta a reglas especiales. Atender ese asunto puede requerir representación, investigación y otra responsabilidad. Incluirlo por costumbre dentro de la mensualidad vuelve invisible el trabajo hasta que ya existe presión.
El contrato puede señalar qué hechos activan diagnóstico y quién debe avisar. No necesita anticipar todos los escenarios; sí evitar que silencio signifique inclusión.
Marca en el calendario los puntos donde un asunto sale del flujo normal: documento inexistente, autoridad, periodo anterior, entidad nueva, transacción internacional, auditoría o prevención de lavado. Esa lista sirve para cotizar y para explicar al cliente por qué cambia el encargo.
Prepara un mes completo, sin expedientes reales
Elige un periodo ya cerrado y reconstruye sus pasos con nombres genéricos. Anota entradas, responsables, autorizaciones, entregables y accesos. No hace falta enviar información fiscal o estados de cuenta para revisar la arquitectura del servicio.
Lleva al diagnóstico una propuesta, el calendario, una lista de entidades, los servicios por frecuencia y el mapa de sistemas. El abogado puede ayudar a convertir esa operación en contrato, anexos y módulos; el despacho conserva la responsabilidad técnica sobre su trabajo y el cliente, la de entregar hechos y decidir lo que le corresponde.
Configura los documentos de tu despacho contable.
Fuentes consultadas
- Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, Cámara de Diputados.
- Código Fiscal de la Federación, Cámara de Diputados.
Este artículo organiza el encargo. Una auditoría, representación, PLD, tratamiento internacional o controversia requiere revisar hechos, facultades y normas concretas.